Catatan Tentang Etika Rapat

Mengutip dari Wikipedia, rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya. Rapat juga dapat diartikan sebagai media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi baik itu swasta ataupun pemerintah.

Jadi, rapat itu merupakan sarana untuk mencari solusi atas berbagai persoalan dimana dibutuhkan kebersamaan pikiran dengan orang lain.

Dalam Islam, rapat merupakan hal yang sangat penting. Begitu penting, hingga dibuat satu surat khusus bernama Asy-Syura, yang diambil dari kata syuura atau musyawarah/rapat. Ayat yang spesifik membicarakan tenang musyawarah termaktub dalam Alquran, Surah Asy-Syura ayat 38. Saya tidak akan bahas di artikel ini tentang perspektif Islam, tetapi saya hanya ingin menekankan begitu pentingnya sebuah musyawarah/rapat.

Proses rapat umumnya dibagi 3 tahapan: sebelum rapat, pada saat rapat, dan setelah rapat.

Sebelum Rapat

Dibantu dengan prinsip 5W1H, kita bisa mempersiapkan hal-hal sbb sebelum rapat itu dimulai:

1. Why: Kenapa harus ada rapat ini? Apa hasil yang diinginkan?
2. What: Apa point-point (point of discussion) yang akan di bahas?
3. Who: Siapa saja yang berkepentingan dan harus diundang pada rapat kali ini? Apakah hanya 1-2 orang, atau banyak orang?
4. When: Kapan pelaksanaannya? Hari/tanggal/jam berapa? Target selesai berapa lama?
5. Where: Dimana pelaksanaannya?
6. How: Bagaimana teknis pelaksanaannya? Online, offline, hybrid?

Pada Saat Rapat

Pada saat rapat, idealnya peserta rapat perlu untuk mempertimbangkan hal-hal berikut ini:

1. Interaksi dilakukan 2 arah (bukan 1 arah). Jika hanya ada satu pihak yang menyampaikan sesuatu satu arah saja, maka tidak bisa dinamakan rapat.  
2. Mendiskusikan secara objektif: menyingkirkan rasa suka-tidak suka atau kepentingan pribadi atau kelompok tertentu terutama untuk hal-hal yang sifatnya umum
3. Menghargai peserta lain dan tidak saling menjatuhkan
4. Tidak memaksakan kehendak dengan tidak mendengarkan pendapat peserta lainnya
5. Mengedepankan prinsip: memikul tanggung jawab bersama lebih baik daripada sendiri. Hal itu karena efek dari sebuah proses musyawarah jauh lebih ringan ketimbang keputusan pribadi tanpa melibatkan orang lain
6. Rapat sebaiknya tidak terlalu lama. Untuk menyiasati agar rapat tidak berlangsung lama, maka bisa disiapkan point of discussion sebelum rapat di mulai agar tidak keluar jalur dan menyebabkan rapat jadi lama.
7. Setiap hasil rapat agar di buat Minutes of Meeting (MoM) agar tercatat dengan rapih

Setelah Rapat

Setelah dilakukannya rapat, maka point-point ini perlu diperhatikan agar hasil rapat bisa bermanfaat untuk seluruh peserta rapat:

1. Menghargai hasil rapat dengan melaksanakan sesuai kesepakatan rapat
2. Tidak membuat keputusan berbeda di luar forum setelah rapat tersebut usai
3. Mengajukan untuk evaluasi kepada peserta rapat apabila ada hasil rapat ternyata tidak sesuai dengan kondisi atau kenyataan di lapangan

Bagaimana pendapat Anda tentang artikel ini? Share pengalaman dan kritik/saran/masukan Anda di kolom komentar ya.

Sebaik-baiknya keputusan adalah keputusan rapat.

Apapun hasil rapat, maka itu adalah keputusan yang terbaik