Tentu saja, Anda ingin pekerjaan anda bisa dilaksanakan secara efisien bukan? Dan salah satu yang bisa membantu anda memudahkan pekerjaan anda adalah, dapat memantau seluruh ruang lingkup pekerjaan anda dalam satu dashboard monitoring, seperti informasi perangkat keras dan perangkat lunak yang memerlukan perhatian, notifikasi apabila ada perangkat keras vital seperti server down, atau tempat menyimpan seluruh kontrak dan lisensi anda.
Dan anda ingin seluruh pekerjaan anda didokumentasikan, termasuk complain yang masuk, delegasi ke tim, atau melihat status dari setiap tiket yang dibuat oleh user. Selain itu anda ingin juga tips dan tricks, serta prosedur penanganan didokumentasikan dengan baik dan agar memudahkan penerus anda atau tim anda dapat dengan mudah mendapatkan informasi yang diperlukan baik dari anda atau bahkan dari IT expert yang lain di dunia.
Tentu akan sangat bermanfaat apabila ada suatu perangkat lunak atau software yang dapat membantu anda untuk me manage semua hal tersebut tadi dalam satu dashboard bukan?
Spiceworks dapat membantu anda dengan hal tersebut.
Spiceworks adalah komunitas jaringan profesional untuk industri IT di mana pengguna dapat berkolaborasi dan mencari saran dari satu sama lain, dan juga terlibat dalam pasar untuk membeli layanan dan produk terkait IT. Jaringan ini diperkirakan digunakan oleh lebih dari 6.000.000 profesional IT dan 3.000 vendor teknologi.
Perusahaan ini didirikan pada Januari 2006 oleh Scott Abel, Jay Hallberg, Greg Kattawar, dan Francis Sullivan untuk membangun perangkat lunak manajemen IT, dan berkantor pusat di Austin, Texas.
Selain sebagai komunitas online, Spiceworks juga menyediakan sejumlah Perangkat lunak gratis yang bermanfaat terutama untuk IT professional seperti IT support. Berita baiknya, semua itu GRATIS! Di artikel kali ini akan kita bahas satu per satu fitur dan cara kerjanya.
Fitur dan Cara Kerja Tools dan Apps Spiceworks
Dengan Spiceworks anda dapat memanage pekerjaan IT dengan mudah. Spiceworks Tools and Apps memiliki fitur-fitur berikut:
1. Melakukan inventory dari seluruh perangkat yang terhubung dalam satu dashboard
2. Melakukan inventory dari seluruh perangkat lunak/software dari perangkat keras yang terhubung dalam satu dashboard. Iya, bukan hanya perangkat keras yang di inventory, perangkat lunaknya pun juga tidak luput di inventory!
3. Menyimpan berbagai kontrak vendor dari tim IT dalam satu dashboard
4. Connectivity dashboard, dimana kita dapat memantau status perangkat-perangkat seperti server atau web dan email hosting berdasarkan IP. Dashboard ini dilengkapi dengan latency atau PING dari koneksi tersebut serta klasifikasi apakah koneksinya dalam keadaan disconnected/down, Slow (Lambat), Good (bagus), atau tidak dapat terhubung (unreachable). Fitur ini juga dilengkapi dengan alert system, yaitu, system akan otomatis memperingkatkan kita melalui email apabila ada perangkat yang tidak terhubung atau lambat. Sekedar informasi, Ping (latensi adalah istilah yang lebih tepat secara teknis) berarti waktu yang diperlukan untuk mengirimkan kumpulan data kecil dari perangkat Anda ke server di Internet dan kembali ke perangkat Anda lagi. Waktu ping diukur dalam millisecond (ms). Biasanya digunakan untuk mengukur apakah suatu jaringan atau perangkat dalam keadaan terhubung secara baik, kurang baik, atau tidak baik. Lebih tinggi latency/PING, berarti koneksi lebih lama.
5. Cloud Help desk. Fitur ini dapat anda gunakan untuk memantau seluruh tiket yang dikirimkan oleh user/pengguna perangkat keras, serta mendelegasikan ke tim anda. Cloud Help desk ini juga dilengkapi dengan Knowledge base, dimana anda dapat mencari informasi tentang suatu masalah dari lebih dari 9500 artikel yang ada. Ini tentu membantu juga tim support yang bertugas apabila mengalami kendala yang tidak dapat ia selesaikan. Jika Anda juga punya pengalaman, bagaimana menyelesaikan suatu masalah, anda juga dapat menuliskannya di knowledge base ini dan membagikannya ke tim anda dan seluruh IT professional yang terhubung ke jaringan ini. Help desk juga dilengkapi dengan fitur reports dan exports, dimana anda dapat melihat rangkuman dari tiket-tiket yang ada serta mengexportnya untuk anda pelajari di kemudian hari.
Agar anda dapat menampilkan informasi dari perangkat-perangkat anda ke dashboard Spiceworks, anda perlu register dan mengunduh Agent. Langkah-langkah dan apa itu Agenda akan kita bahas di bawah ini:
Pertama, anda perlu registrasi terlebih dahulu. Silahkan akses ke website mereka dan mulai registrasinya. Klik disini.
Kedua, setelah proses registrasi selesai, anda perlu mengunduh aplikasi kecil yang disebut sebagai “Agents” dari halaman device inventory, kemudian menginstallnya di perangkat-perangkat yang hendak anda monitor.
Pastikan anda memilih “Collection Agents” dan memasukkan Site Key yang terdapat di layar anda. Site key ini penting, agar software Agents mengenali bahwa software yang terpasang itu, milik anda.
Fungsi dari collection agents adalah untuk mengirimkan data (seperti harddisk, processor, aplikasi yang terpasang, dan informasi lainnya yang merupakan spesifikasi dan kondisi dari perangkat keras tersebut) dari perangkat-perangkat keras anda ke akun anda.
Bedanya dengan Scanning Agent, Scanning agent hanya mengidentifikasi perangkat, beserta IP dan mac address.
Jangan khawatir, seluruh proses ini aman, dan aplikasi tidak mengirimkan data-data personal yang tersimpan pada pc/laptop anda.
Saat ini, Collection Agents baru bisa di install di perangkat-perangkat berbasis Microsoft Windows. Perangkat yang tidak menggunakan Windows, dapat anda masukkan datanya secara manual, seperti IP address, serial, dsb.
Ketiga, Anda tinggal melakukan hal yang sama (install collection agents) di perangkat anda lainnya. Setelah seluruh perangkat keras anda sudah terhubung ke Spiceworks melalui collection agents tadi, maka anda sudah bisa memauntau informasi-informasi dari perangkat-perangkat ada. System akan secara otomatis mengupload dan menampilkan informasi-informasi dari perangkat keras tersebut di dashboard Spiceworks anda seperti di gambar berikut:
Salah satu kekurangan aplikasi ini, belum bisa capture dan menyimpan data dari perangkat-perangkat yang menggunakan SNMP/Simple Network Management Protocol. Ini terutama perangkat-perangkat jaringan dan CCTV server/NVR, biasanya menggunakan protokol ini untuk bisa menangkap (capture) informasi dari perangkat-perangkat tersebut, yang kemudian digunakan untuk aplikasi network monitoring untuk menampilkan seluruh informasi tersebut dalam suatu dashboard. Saat ini, Spiceworks baru bisa mengecek apakah suatu perangkat jaringan (bukan PC atau laptop) dalam keadaan hidup atau mati (dengan catatan IP yang didaftarkan dapat diakses melalui internet).
Sebelum mengakhiri artikel ini, mungkin sebagian dari anda bertanya. Jika semua hal tadi diatas gratis, darimana Spiceworks dapat uang? Perusahaan tersebut ternyata menghasilkan sebagian besar pendapatannya melalui penjualan iklan yang ditampilkan di jaringannya. Sebagian kecil dari pendapatannya dihasilkan melalui pembelian produk dan layanan TI yang dilakukan melalui platform Spiceworks. Tentu dengan hal tersebut, anda tidak perlu khawatir akan ditagih akhir bulan karena menggunakan aplikasi ini ya.😅
Jika anda memiliki pertanyaan, silahkan tinggalkan komentar ya.
Memerlukan konsultasi IT professional gratis? (I mean it, FREE. No charge whatsoever). Silahkan hubungi saya melalui fetrian@komputersehat.id ya.
Passionate Hotelier. Let’s get connected on LinkedIn!
Experienced over 9 years in hotel and serviced-apartment operations. Throughout my career, I have developed a deep understanding of the hospitality industry and the importance of delivering exceptional service to guests. My experience has allowed me to develop a range of skills that are essential in this industry, including managing daily operations, finance, human resources & development, IT, marketing (including digital marketing activities), and handling guest complaints and feedback. Last position: Assistant General Manager at a 4 star Hotel & Serviced-apartment.
I’m also currently the director of PT. Ifaza Digital Technologies, an IT company focusing on providing tech solutions for companies in Jakarta, Semarang & Makassar.
